Tornar uma viagem corporativa mais eficiente não é responsabilidade apenas do gestor de viagens, mas também do viajante. E é bom que ambos levem em consideração o fato de que esse processo envolve não somente a redução de custos, como também meios que facilitem o deslocamento e a experiência do viajante. Há estratégias bastante simples que podem ser adotadas para tornar as viagens a negócios mais eficientes, e algumas delas, listadas pelo site Entrepreneur, você confere a seguir:

Dicas para os gestores de viagens

1- Escolha modelos de viagens mais eficientes:
Há diversas de maneiras de viajar, seja por terra, mar ou ar. Sendo assim, antes de optar por uma delas, analise cuidadosamente as vantagens de cada uma e também as desvantagens e riscos que oferecem, os quais podem estar sendo negligenciados na hora do planejamento.

2- Selecione melhor as rotas e conexões:
É possível planejar rotas com conexões mais eficientes, baseando nesse fator a ordem de visitação nas cidades (quando forem muitas). No caso de layover, considere o tempo entre um voo e outro, lembrando que este não pode ser muito curto, já que isso aumentará as chances de perder o próximo voo. Se a imigração for necessária no destino, o layover ideal é de três horas. Planejar as paradas da viagem pode não parecer tão relevante, mas é um dos fatores fundamentais para a economia de dinheiro e ganho adicional de tempo e produtividade para o viajante.

3- Seja bastante exigente com a hospedagem:
Diante de tantas possibilidades oferecidas por hotéis e serviços de economias compartilhadas, como o Airbnb, verifique se a hospedagem escolhida (e o entorno dela) está de acordo com as necessidades do viajante. Caso ele precise comprar algum item na farmácia, por exemplo, e a mais próxima for a uma hora de distância, reconsidere suas opções.

4. Saiba onde cortar gastos:
Enquanto há algumas áreas em que é preciso cortar gastos, em outras eles precisam ser aumentados. Por exemplo, se o wi-fi exige um custo adicional, mas é uma necessidade, quase sempre vale a pena pagar para ter mais produtividade. Alugar um carro bom também pode ajudar a fazer uma boa primeira impressão em novos clientes, se esse é o objetivo principal.

5- Tenha sempre um dispositivo móvel com você:
É muito importante permanecer conectado em todos os momentos, pois um novo contato ou oportunidade de negócio pode surgir a qualquer instante durante a viagem. Além de permitir a conexão à internet, um aparelho móvel pode servir de bloco de anotações sempre que o viajante precisar.

6. Anote suas metas:
Anotar as tarefas não só ajuda a organizar os pensamentos e priorizar os objetivos, como também é uma boa forma de motivar-se para fazer mais. Verifique se você sabe o que precisa fazer e de que forma será melhor, assim como se o ambiente da viagem favorecerá a realização de tais objetivos.

7. Reserve um tempo para se comunicar com a equipe:
Muitas vezes a comunicação com a equipe ou o chefe é dificultada durante a viagem, então reserve algum tempo para colocar em dia os seus contatos. Faça uma pausa para ler e-mails, ouvir mensagens de voz e fazer todas as chamadas de telefone, se necessário.

8. Extraia o máximo da viagem:
Se você estiver viajando para uma cidade, aproveite-a o máximo possível durante a estadia. Se tem vários clientes na área, aproveite para ver todos. Se tem um dia extra, vá a locais de interesse e compartilhe a experiência nas mídias sociais de sua marca. É preciso definir uma longa lista de metas a cumprir para obter o valor máximo de cada viagem.

9. Seja minimalista:
A forma como você viaja pode ter um grande impacto sobre sua saúde mental e física. Viajar de forma mais leve significa não apenas andar com menos bagagem (o que pode contribuir para reduzir custos), mas também ser mais flexível com as situações e não querer ter o controle de todas o tempo todo. Procure levar um estilo de vida mais minimalista, ao menos quando estiver em outra cidade.

10. Dê a si mesmo um tempo para relaxar:
Viagens a trabalho podem ser bastante estressantes, por isso garanta um tempo para relaxar quando possível. Procure descansar antes e depois de grandes reuniões e evite preencher todos os momentos de sua programação com atividades, pois dessa forma não será possível dar conta de nenhuma delas de forma eficiente.

11. Absorva o ambiente:
Mesmo que você esteja viajando profissionalmente, ficará menos estressado se aproveitar o tempo para absorver o novo ambiente. Conheça a cidade. Visite alguns bons restaurantes e pontos turísticos. Você não vai se arrepender.

Fonte: Abeoc/PanRotas